Smarte triks som kan forandre din salgsrapportering

Smarte triks som kan forandre din salgsrapportering
«Salgsrapportering er et stressmoment. Mange bedrifter opplever at måten de rapporter på ikke lenger fungerer» sier Ann Kristin Søraa. «Da hjelper det å kartlegger prosesser, utnytte digitale systemer, og forenkle rutiner. Det er vanligvis mye å hente. Ingen ønsker å jobbe lange dager før styremøter, ledermøter eller andre presentasjoner som må gjøres i organisasjonen.»

Ann Kristin Søraa er en av våre konsulenter og har mer enn 16 års erfaring med CRM og kunders suksess. Hun har jobbet med bedrifter av alle størrelser hvor majoriteten har 10-30 ansatte.

«Salgsrapportering i bedriften foregår veldig ofte i Excel. Daglig leder mottar ukentlig eller månedlig rapporter fra salg. Om det er feil i rapporten sendes den fram og tilbake for revidering. Om det er flere salgsenheter i bedriften går Excel dokumentet gjennom flere lag i organisasjonen med endringer, oppdatering og sammenstillinger. Det blir ofte mange endringer i dokumentet, med påfølgende e-poster fram og tilbake.»

«I enkelte tilfeller kan denne metoden være helt grei, men det blir ofte tydelig at bedriften har ulike utfordringer knyttet til rapporteringen:

  • Dataene blir fort utdaterte samtidig som det er ressurskrevende å sammenstille rapportene
  • Selgerne ønsker ikke å bruke tid på å registrere samme informasjon flere steder, både i CRM systemet og i Excelrapporter, når de egentlig har mer enn nok med å oppdatere informasjonen og nå sine mål
  • Ledere ønsker ikke å bruke unødvendig tid på å sammenstille data og lage rapporter

Dette gjør at etterspørselen etter enkle, visuelle rapporter i sanntid har økt.

«Det er på tide å kvitte seg med Excel, eller i hvert fall seriøst vurdere hvordan rapporteringsrutinene kan forenkles» sier Søraa. «Ny programvare gjør rapportering mye enklere og mer effektiv. Det er gjerne bedrifter som er åpne for endringer og utfordrer måten ting blir gjort på som finner effektive prosesser for å styrke bedriftens beslutningsgrunnlag på. Disse skiller seg ut i markedet.»

Gudbrandsdalens Uldvarefabrik valgt nylig å erstatte gamle metoder med nye. Daglig leder Jan Skrefsrud sier at «Automatisk salgsrapportering er definitivt veien å gå. Tidligere benyttet vi som mange andre Excel, men vi ønsker ikke at selgerne bruker unødvendig tid på dobbeltregistrering av salgsmuligheter og aktiviteter.

Vi er i oppstartsfasen men tror det blir store gevinster. Det nye dashbord og analyse verktøyet gir meget nyttig oppfølging av våre salgsprosesser. Både ledelsen og den enkelte selger får nå relevante oppdateringer – i sanntid, når vi selv ønsker.»

Har du SuperOffice CRM? Slik går du fra manuell til automatisk rapportering

 

Det er ikke så mye som skal til for å få til en automatisk rapportering. De grunnleggende stegene er:

  1. Opprette rapporter – Grunnpakken i SuperOffice Analyze inneholder mange ledelses- og salgsdashbord som henter informasjon rett fra SuperOffice. Denne grunnpakken benytter vi som en oppstart og konfigurerer parametere slik at dette passer til din bedrift. Om dere har spesielle behov kan dette designes. Noen endringer kan vi gjøre uten spesielle tekniske kunnskaper, andre endringer krever databasekunnskap. SuperOffice Analyze pakken inneholder også andre dashbord innen marketing og kundeservice.
  2. Sjekk datakvaliteten – CRM-systemet er master for all data. En av fordelene med automatisk rapportering er at du veldig raskt kan se hvor bra datakvalitet dere har i databasen, hvor dere har brister i underliggende data og hvor potensialet ligger for bedre bruk. Forbedret datakvalitet gir en stor gevinst for alle. Gode beslutninger baserer seg på gode data.
  3. Kommunisere og oppmuntre til bruk – Sørg for at alle er informert om de nye rapporteringsrutinene og gevinster ved bruk. Bruk de nye rapportene i alle møter! En dedikert superbruker kan få tilbakemeldinger fra brukerne og gjøre løpende forbedringer. Et lite kurs for superbruker(e) kan være nyttig. Vanlige brukere trenger vanligvis ingen spesiell opplæring.

«Jeg har ennå ikke vært hos en bedrift som har gått tilbake til Excelrapportering etter at de har fått tilgang til sine rapporter via visuelle dashbord. I fremtiden vil vi også se utvidet bruk i form av å knytte flere datakilder til rapporteringen. Dette kan være data fra både CRM-systemet og ERP-systemet, eller andre fagsystem. På den måten vil bedriften få en større oversikt over hvor potensialet for optimalisering av bedriften ligger» konkluderer Søraa.