4 enkle tips for å sikre god datakvalitet i SuperOffice

Et CRM-system er et viktig skritt på veien til å få kontroll over alle kundedataene dine. All kundeinformasjon, salgsaktiviteter og kommunikasjon blir lagret på ett sted med enkel tilgang for alle de ansatte i bedriften. Men et CRM-system alene gir likevel ingen garanti for suksess. Nøkkelen til suksess ligger i kvaliteten på innholdet. Hvis ikke kvaliteten på dataene i SuperOffice er god, blir resultatet kun middels, uansett hvor stor innsats som legges på salg og markedsføring.
Tenk deg at du har brukt masse tid på å skape en liste til en e-post kampanje og så ser du at det mangler e-postadresser på flere av personene i listen din. Eller at du vil sende ut et spesialtilbud til kundene dine før jul, men innser at det ikke er god nok informasjon i databasen til å velge et passende utvalg for utsendelsen din. Frustrerende, ikke sant?
Men det er ikke nødt til å være slik. Her er fire trinn du kan gjennomføre for å sørge for bedre datakvalitet i CRM løsningen din:

1. Registrer alle kontaktopplysningene når du legger inn en ny kontakt.
Hvis du bruker de 5 minuttene det tar å registrere alle bedriftens og/eller kontaktpersonens opplysninger som du har tilgjengelig når du først lager et nytt kontaktkort, vil dette spare deg for mye arbeid og frustrasjon senere.

2. Fyll ut personlige interesser
I SuperOffice har du mulighet til å fylle ut personinteresser på kontaktpersonkortet. Personinteresser gjør det mulig å foreta et mer målrettet utvalg for markedsføringen og kan for eksempel være personlige interesser, fagområder eller ønske om å motta ulike produktnyheter. Du kan enkelt lage et utvalg som for eksempel inneholder alle personene i din kundebase som ønsker å informasjon om emnet markedsføring. På denne måten får du mulighet til å spisse budskapet ditt til en tilpasset/begrenset gruppe av dine kunder.


Personinteresser SuperOffice CRM
*Det er lurt å lage en strategi for hvilke personinteresser din bedrift ønsker å benytte. Hold antallet på et moderat nivå, slik at informasjonen blir lett å vedlikeholde senere.

3. Oppdater SuperOffice kontinuerlig
Når du sender ut en markedsføringsmelding på e-post, kan du være sikker på å få noen svar tilbake som inneholder endring av e-postadresse, «Jeg har sluttet i min stilling…»», «Vi har flyttet…» og så videre. Da er det viktig å oppdatere SuperOffice med en gang. Hvis du gjør dette øyeblikkelig, sparer du my tid senere, samtidig som du sikrer at CRM basen din forblir levende.

4. Duplikater
Selv om du har gode regler for navngivning av kontakter i SuperOffice, kan det fortsatt oppstå duplikater. Kanskje kundens navn er stavet feil eller en kontaktperson er registrert to ganger med forskjellige e-postadresser. Du kan enkelt rydde opp i duplikater ved å slå sammen kontakter og/eller kontaktpersoner i SuperOffice 7.
Som vi har nevnt før, er kundeinformasjonen i din SuperOffice løsning grunnlaget for alle dine salgs- og markedsføringsaktiviteter. Hvis grunnlaget ikke er godt nok, blir garantert heller ikke resultatet av alle de aktivitetene du gjør bra. Derfor er det viktig å opprette en intern prosess, slik at alle i organisasjonen føler et personlig ansvar for CRM basen. Alle har travle dager og det kan være vanskelig å prioritere oppdatering av kundeinformasjon, men hvis ledelsen har fokus på dette og setter det på agendaen, blir det fort en naturlig del av arbeidsdagen.